Vestfold og Telemark fylkeskommune ønsker med denne tilskuddsordningen å legge til rette for en aktiv og attraktiv region, og bidra til at det blir arrangert flere idrettsarrangementer i fylket. Idrettsarrangementer med regional, nasjonal og internasjonal betydning er viktig for å bygge Vestfold og Telemark som idrettsfylke. Med regional betydning menes arrangementer som har et regionalt nedslagsfelt og som gjennom sin attraksjonskraft bidrar til vekst i regionen og til å skape regional identitet. Midlene som tildeles i denne ordningen, skal gi arrangørene støtte i planleggingen og gjennomføringen av arrangement med miljøprofil og fokus på bærekraft.
Det er satt av 1,63 millioner kroner årlig til denne tilskuddsordningen.
Disse kan søke
Idrettslag tilknyttet Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komite (NIF), Norges jeger - og fiskerforbund, Det Frivillige Skyttervesen, Norges Bilsportforbund, kommuner og andre sammenslutninger (for eksempel AS, stiftelse, kommunalt foretak) kan søke. For sammenslutninger må mer enn 50% av eierne ved stiftelsen og til enhver tid være søkere som nevnt i første setning. Det må fremgå av sammenslutningens vedtekter at virksomheten er uten eget økonomisk formål. Et eventuelt overskudd skal ikke omdannes til fortjeneste for private eiere.
Søkere som ikke er nevnt over vil bli behandlet særskilt som kommersielle aktører. For kommersielle aktører som
skal arrangere idrettsarrangement og søke om midler fra denne ordningen, gjelder følgende:
• Samarbeidet mellom idrettslag og kommersielle aktør skal reguleres skriftlig, jf. NIFs regelverk. Skriftlighet sikrer bevisstgjøring for partene og gir trygghet og etterprøvbarhet. Skriftlighet sikrer også adgang til at overordnet organisasjonsledd kan kontrollere avtalens innhold. Vestfold og Telemark idrettskrets er et slik overordnet organisasjonsledd.
• Arrangementet skal være underlagt og gjennomføres i henhold til idrettens regelverk. Dette innebærer at NIFs regler om kamp - og konkurranseregler skal følges. Det samme gjelder regler om doping og straff. I tillegg skal barneidrettsbestemmelsene, samt regler om 0 - toleranse om seksuell diskriminering følges.
• Idrettslaget skal ha en rimelig andel av de inntekter arrangementet generer. Dette er primært påmeldingsavgifter, billettsalg, kioskslag, markeds - og mediaavtaler. En rimelig andel må sees i sammenheng med størrelsen på arrangementet, antall deltakere og brutto omsetning.
• Overordnet organisasjonsledd skal ha rett til innsyn i alle avtaler og dokumenter knyttet til arrangementet og samarbeidet. I praksis vil dette være Vestfold og Telemark idrettskrets i samråd med Vestfold og Telemark fylkeskommune.
Arrangementskategorier det kan søkes tilskudd til
Det kan søkes om tilskudd til nasjonale og internasjonale arrangementer og mesterskap. Dette gjelder også for
aldersbestemte klasser.
• Norgesmesterskap
• Nordiske mesterskap
• Europa-cup
• Verdensmesterskap
• Verdens-cup
• Godkjente internasjonale stevner som står på internasjonale terminlister
I særskilte tilfeller kan Vestfold og Telemark fylkeskommune godkjenne arrangementssøknader med regional, nasjonal og internasjonal betydning, som ikke oppfyller mesterskapskrav i ovenstående liste.
Dette kan det søkes tilskudd til
Det kan søkes om tilskudd til utgifter som er knyttet til planlegging, prosjektering og gjennomføring av
idrettsarrangement. Tilskuddsberettige kostnader/elementer er for eksempel:
• Utgifter til sekretariat/resultatservice
• Utgifter til dommere og teknisk personell
• Markedsføringsutgifter
• Transport under arrangementet
• Kjøp av tid tidtakingsutstyr
• Leie av anlegg og utstyr
• Miljøtiltak (innkjøp, matservering, avfallshåndtering, transport, energibruk, informasjon og kommunikasjon)
Det gis ikke støtte til underskuddsgaranti, bankett, deltakelse, startpenger, reise og opphold for utøvere. Det er ingen nedre, eller øvre grense for søknadssum. Fylkeskommunen fastsetter endelig godkjent kostnad- og søknadssum. For kostnadskrevende arrangement kan fylkeskommunen dele opp tilskuddsbeløpet i inntil tre år.
Betingelser
Tilskuddet skal kun dekke utgifter direkte relatert til det formålet det er gitt tilsagn om. Tilskuddet skal ikke dekke utgifter til ordinær drift eller investeringer, og det kan ikke omdisponeres med mindre dette er forhåndsgodkjent av fylkeskommunen. Tilskudd som ikke benyttes etter forutsetningene, skal tilbakeføres til fylkeskommunen så snart som mulig. Fylkeskommunen må informeres om tilbakeføringen.
Ved eventuelle endringer i kostnadsoverslag, finansieringsplan og/eller større endringer av idrettsarrangementet, må fylkeskommunen kontaktes for ny godkjenning.
Som hovedregel må vertskommunen støtte enten med midler, lokaler eller utstyr. Det må fremkomme av søknaden hva kommunen bidrar med.
Følgende prioriteringer blir lagt til grunn:
• bærekraftige og miljøvennlige arrangement
• regional, nasjonal og internasjonal betydning
• betydning for by - og stedsutvikling
• fremme mangfold og inkludering
• bidra til nærings- og reiselivsutvikling
• utviklingspotensial og mulighet for aktivitetsøkning i regionen.
Utbetaling og rapportering
Fylkeskommunen kan foreta en delutbetaling på inntil 50 % av tilskuddet når planleggingen har kommet godt i gang. Utbetaling skjer på bakgrunn av delregnskap og statusbeskrivelse.
Sluttutbetaling av innvilget tilskudd skjer på bakgrunn av godkjent regnskap etter avsluttet arrangement. Det er kun kontantutgifter inkl. mva. som kan oppføres i regnskapet. Dugnadstimer/egeninnsats skal ikke medregnes.
Regnskapet skal vise hvilke utgifter som er dekket av tilskuddet. Dersom arrangementet mottar midler fra andre, skal dette fremgå av regnskapsrapporten. Når tilskuddet er på 400 000 kroner eller høyere skal regnskapet kontrolleres av statsautorisert regnskapsfører/revisor. Regnskap for tilskudd under 400 000 kroner kan kontrolleres av annen revisor, for eksempel organisasjonens tillitsvalgte revisor.
Fylkeskommunen kan nedjustere innvilget tilskudd dersom arrangementet blir rimeligere enn først budsjettert, eller at regnskapet viser at det er betalt for ikke tilskuddsberettigede utgifter. Dersom tilskuddet ikke er benyttet etter forutsetningene, kan midlene inndras og føres tilbake til tilskuddsordningen.
Regnskap og sluttrapport sendes inn når prosjektet er avsluttet, eller innen tidsfristen gitt i tilsagnsbrevet.
Markedsføring
I markedsføring, omtale i media og informasjon om idrettsarrangementet i trykksaker og nettsider, skal det være klart at Vestfold og Telemark fylkeskommune er en samarbeidspartner. Fylkeskommunen skal ha en synlighet som samsvarer med den størrelsen tilskuddet utgjør, sammenliknet med andre bidragsytere.
Krav til søknad
Digitalt søknadsskjema på fylkeskommunens nettside skal benyttes. Vestfold og Telemark fylkeskommune - Tilskudd, stipend og spillemidler (vtfk.no). Det må gis opplysninger om:
1. Søkers navn, organisasjonsnummer, adresse, kontaktperson og bankkontonummer.
2. Beskrivelse av idrettsarrangementet
3. Hvilke utgifter, elementer eller tiltak det søkes om tilskudd til.
4. Budsjett med kostnadsoverslag og finansieringsplan.
Søknadsfrist
15. mars. Søknadsfristen er endelig.
Hovedutvalg for kultur, folkehelse, tannhelse og idrett vedtar den endelige fordelingen av tilskuddsmidlene.
Hovedutvalget kan i sin saksbehandling gjøre unntak fra retningslinjene i enkeltsaker, uten at et slikt unntak vil
danne presedens for andre søknader.
Les mer og finn lenke til søknadsskjema på vtfk.no